¿Cómo solicitar permisos de publicación?

En el artículo anterior, “Propiedad intelectual de dominio público”, hablábamos sobre cuáles obras intelectuales pueden emplearse libremente, sin necesidad de solicitar permiso.

Pero a menudo se llega a una encrucijada: ¿qué pasa si la obra tiene dueño y necesito utilizarla en mi publicación? ¿Qué pasa cuando sí debo pedir permiso?

En ese caso, el autor o editor responsable iniciará inmediatamente las gestiones para localizar al titular de los derechos de autor y solicitar su autorización expresa para usar la obra intelectual. En este punto, lo que deseamos es tener éxito: nuestro objetivo es obtener el permiso y, para esto, conviene tener presente una serie de aspectos que pueden marcar la diferencia y evitarnos una negativa.

¿A quién debo dirigirme?

Tenemos la creencia errónea de que el autor es siempre el principal titular de los derechos de su obra y hacemos hasta lo imposible para obtener su dirección postal o correo electrónico. Pasamos por alto las características del trasiego de la propiedad intelectual: es un bien que se compra, se vende, se alquila, se cede… Para eso existen los contratos y en ellos se especifica durante cuánto tiempo y bajo qué condiciones se ceden los derechos de autor.

Por eso, en los casos de obras publicadas, a menudo debemos tratar con la editorial y no con el autor directamente. Esto puede ser una gran ventaja: las editoriales son más fáciles de contactar que los autores. Tienen departamentos encargados de la gestión de los derechos; a menudo los encontramos en la sección de “Contactos” en sus páginas web.

También puede suceder que debamos tratar con un representante, un heredero o una organización que administra los derechos.

Si la publicación es muy vieja (los contratos a menudo se pactan por periodos de 5 a 15 años, renovables), puede ser necesario contactar al autor o a sus herederos. Si no es posible encontrarlos, aunque la obra parezca “huérfana” es mejor proceder con prudencia y no publicarla.

¿Qué información debo incluir en la solicitud de permiso?

Esta es la parte más delicada de todas: la cuidadosa redacción de la carta de solicitud y la inclusión de todos los datos pertinentes y necesarios es la clave para la obtención de los permisos de publicación.

Aquí conviene ponerse en los zapatos del otro: ¿qué valora un autor o una editorial para otorgar un permiso de publicación? La respuesta a es preguntas hipotética es el eje desde el cual debe redactarse la solicitud del permiso. A continuación, detallaremos, uno a uno, los datos esenciales de una solicitud de permisos exitosa.

Presentación y credenciales

Es necesario decir quién es uno, para quién trabaja, cuáles son sus principales credenciales. Si se forma parte de una institución o una editorial, además conviene hacer una reseña breve de su línea editorial, su misión y visión y su solidez como institución. Aquí es imprescindible poner la dirección de la página web y cualquier otra documentación en línea por medio de la cual el destinatario pueda comprobar la veracidad de las credenciales y la existencia real de la institución o compañía.

Contexto, uso y justificación de la publicación del material

Todo autor o editorial desea saber cómo se va a emplear su obra y en qué contexto. Jamás otorgarían el permiso de saber que la obra se utilizará para propósitos que contravengan sus principios o en una publicación cuestionable. Por lo tanto, conviene explicar con detalle en qué consiste el proyecto, por qué esta obra es un aporte en ese proyecto editorial y cuáles son las razones para considerar necesaria su inclusión en la publicación, así como una garantía de que será empleada justamente y sin perjuicio de la imagen o reputación del autor.

Detalles de la publicación: nombre, territorio, fecha estimada

Se incluyen aspectos muy prácticos: nombre de la publicación, territorio en donde circulará, fecha estimada de publicación, características comerciales de la publicación (se pondrá a la venta), cantidad estimada de ejemplares… todos los datos que típicamente cubren los contratos de derechos de autor. También conviene señalar si se pide permiso para hacer una transformación, como podría ser una traducción de la obra.

Fecha en que se necesita una respuesta

De manera elegante y sin forzar la petición, siempre es conveniente indicar un plazo máximo para el cual se necesita obtener una respuesta. Esto nos da un periodo de tiempo para darle seguimiento a la solicitud y comprobar si ha sido denegada.

Las solicitudes deben hacerse con suficiente tiempo de antelación. Los trámites pueden variar: una reunión de junta directiva, una consulta al asesor legal… Esto debemos preverlo, con un tiempo prudencial. Habrá mayores posibilidades de éxito si gestionamos los permisos varios meses antes de la fecha de publicación. Esto también permite buscar alternativas en caso de que la solicitud sea denegada.

¿Debo pagar para publicar la obra autorizada?

Esto depende del pacto al que se haya llegado con el titular de los derechos. Muy a menudo estamos solicitando la inclusión de una fotografía para ilustrar un artículo o de una obra breve, como un cuento o un poema. Cuando la obra tiene un valor cultural añadido, como una obra de difusión académica, las editoriales y los autores pueden ser muy razonables y conceder el permiso gratuitamente.

Los dueños de los derechos siempre valorarán las potenciales ganancias derivadas del uso de su obra. De ahí que si se trata de una obra comercial, con amplio potencial para el lucro, se solicite algún tipo de compensación, que puede ir desde una tarifa muy razonable hasta un contrato más oneroso. Esta es una negociación no sujeta a reglas, sino al mutuo arreglo de las partes.

Si la editorial ya está dispuesta de antemano a pagar una compensación por la obtención del derecho, este dato debería incluirse en la solicitud del permiso.

Consejos de redacción

La carta debe ser breve, sucinta, al grano y con todos los datos legal y comercialmente pertinentes. Conviene emplear siempre la cortesía y la honestidad. Si la nota se envía a un autor o editor de otro país, es obligatorio escribirla en la lengua del titular de los derechos y, hasta donde uno pueda, respetando las convenciones de cortesía y comunicación de esa cultura. Por ejemplo, si nos dirigimos a una editorial anglosajona, la brevedad y el estilo directo son valores agregados.

Cuando, además, estamos contactando al autor de una obra que nos ha producido un profundo impacto, bien podemos añadir algunas líneas sobre nuestra sincera opinión de su obra y una felicitación por su publicación. Esto podría incidir positivamente en la impresión que dejemos en la otra persona.

¿Qué tipo de documento necesito para que la autorización sea válida?

Basta recibir un correo electrónico en donde se especifique el tipo de autorización concedida y las condiciones mediante las cuales se puede publicar el material. Aquí el titular de los derechos hará su solicitud explícita de cómo y dónde deben situarse sus créditos, ya sea en la página en donde se reproduce la obra, o incluso en la página legal de la publicación.

En síntesis

Solicitar permisos es sencillo, pero esta labor requiere delicadeza, inteligencia y algo de estrategia. La honestidad es un valor clave (puesto que la veracidad de la información sustenta el contrato legal pactado), pero también lo es cierta habilidad para hacerle saber al dueño de los derechos el valor de otorgarnos su autorización.

Lo esencial, en última instancia, es mantener las buenas y cordiales relaciones entre editoriales. Si bien el derecho de autor es muy necesario (o sobrevivir de la palabra sería un oficio vano e imposible), también lo es la difusión del conocimiento para la continua evolución de la especie humana.