Cómo escribir para la academia sin dolores bibliográficos

Ya hemos hablado en otras ocasiones sobre las ramas de la escritura técnica, particularmente de la escritura académica. La escritura académica se caracteriza por el vasto manejo de referencias bibliográficas que, en publicaciones largas, puede alcanzar varios cientos. Piénsese, por ejemplo, en la redacción de una tesis, un artículo científico o un libro de una rama especializada.

Para cada una de las publicaciones consultadas, es necesario incluir cierta información bibliográfica (típicamente, autor, año de publicación, título, editorial, edición, plaza de edición, etc.) que, para colmo de males, cumpla con un determinado formato bibliográfico.

Y si además de todo hemos escrito nuestra publicación original con un formato bibliográfico y, por azar o destino, debemos enviarlo a una revista o editorial que decide cambiárselo, tenemos que tomar cada una de nuestras referencias y, manualmente, implementar todos los minuciosos detalles de orden, ortotipografía y datos.

Eso, al menos, era antes.

En la actualidad, hay programas informáticos capaces de manejar nuestra biblioteca completa y de sincronizarla con los escritos académicos que tenemos en proceso.

En la plataforma Macintosh es posible encontrar dos alternativas muy buenas: Bookends y Sente. De estos dos, el más poderoso es Sente.

Sente tiene tantas funciones, que difícilmente podré cubrirlas todas en este breve artículo. Su página web tiene algunos videos y una lista completa de todo lo que el programa puede hacer.

Desde el punto de vista de un escritor de literatura científica, la primera belleza del programa es que se pueden añadir referencias de manera muy sencilla, una a una o desde una base de datos existente. Me falta comprobar si, como Bookends, puedo importar mi biblioteca completa realizada en Delicious Library (aplicación ya revisada en este blog). Así, el primer paso es crear una biblioteca personalizada, que puede incluir todas nuestras obras, tanto las que vamos a utilizar en una publicación dada como el resto de nuestra biblioteca personal, tanto la física como la digital.

Ahora bien, a diferencia de los programas para catalogar la biblioteca, Sente es una completa base de datos para administrar las referencias. Por lo tanto, va más allá de solamente incluir los datos de la obra (nombre, título, publicación, etc.), sino que además puede importar artículos y libros en PDF y tenerlos disponibles para su lectura desde el mismo programa.

Para aquellos investigadores que continuamente obtienen artículos de revistas académicas y bases de datos especializadas, como JSTOR y EBSCO, Sente es un sueño hecho realidad. Con aquellos sitios web con los que es compatible, permite añadir (¡con un solo clic!) tanto la referencia (toda la información bibliográfica) como el PDF, si está disponible, directamente a la biblioteca interna del programa.

Una vez que este PDF está en la biblioteca del Sente, tiene poderosas herramientas para tomar anotaciones. Pero no se imagine la vieja anotación que se hace en el PDF reader, de abrir un campo para escribir un comentario. ¡No! Si se selecciona un texto, la herramienta de notas automáticamente le asigna un título con las primeras palabras de la cita, extrae una copia de la cita textual y anota el número de página; además, por supuesto, le permite al investigador anotar su comentario personal. Es una manera rapidísima y sin dolor de coleccionar las citas relevantes que luego, si no he entendido mal, un programa como Mellel puede reconocer, importar e insertar en el artículo que estemos escribiendo, con todos sus metadatos bibliográficos listos para generar la bibliografía de nuestra publicación.

También es posible incluir PDF ya existentes en nuestra computadora; así, quienes tenemos sendas bibliotecas digitales, casi inservibles por estar escondidas carpeta, tras carpeta, tras carpeta, podemos importarla completa a Sente. El programa permite buscar las referencias de todos los documentos en Internet. Si no las encuentra al primer intento (con su criterio automático), tiene un buscador; y, si aún así no las encuentra, siempre se pueden incluir manualmente todos los metadatos necesarios.

Una vez armada la biblioteca, podemos utilizar el procesador de textos de nuestra preferencia. Sente es compatible con Word, Mellel, Nisus Writer, Pages y hasta OpenOffice (y NeoOffice). De esta manera, en lugar de utilizar el viejo método de ir escribiendo cada referencia de manera manual, tenemos una integración plena con nuestra base de datos bibliográfica. Cada cita que integremos tendrá una especie de vínculo al Sente, para indicarle que esa publicación es una referencia del documento.

Cuando ya estemos listos para finalizar el artículo, capítulo o libro, nos vamos al Sente (o, en el caso del Mellel, desde la misma aplicación) y le solicitamos crear la bibliografía. Es en este punto que se cumple otro de los sueños de cualquier escritor académico: antes de generar la bibliografía, solamente debemos indicarle al programa en qué sistema bibliográfico la queremos. ¿APA? Sí, cuál edición quiere, ¿la quinta o la sexta? ¿Chicago? Por supuesto, en cualquiera de sus variantes. ¿Harvard, Turabian, MLA...? Hay más de 500 sistemas bibliográficos para elegir. Y si uno está trabajando con una convención propia o de una publicación no contemplada en la base de datos de Sente (que se actualiza todos los años), ¿para qué preocuparse? Puede añadirla a voluntad, como un formato personalizado.

Hasta aquí, se prueba el uso de la base de datos bibliográfica para un único escritor que está lidiando con un complejo artículo académico o científico.

Pero si además uno es miembro de un departamento académico o un instituto científico, Sente tiene otras capacidades invaluables: sincroniza la base de datos entre varias computadoras (además, lo que ellos llaman «licencia de un único usuario» permite la instalación del programa en tres computadoras personales); se puede publicar la lista de referencias para que la consulten otros colegas; se le pueden otorgar privilegios de administrador solo a unas personas, de modo que la base de datos se comparta con todo un departamento; se pueden sincronizar todos los archivos PDF para que sean vistos desde diferentes computadoras y, si por derechos de autor, no todos los usuarios pueden tener acceso a los contenidos, se puede definir cuáles PDF se pueden compartir y cuáles no.

En síntesis, Sente, en combinación con un procesador de textos compatible (ya veremos en otro artículo las posibilidades de Mellel, un procesador de textos especializado en escritura técnica), es una herramienta indispensable para el escritor científico o académico. Aunque el programa tiene un precio un poco elevado, hay una licencia con descuento disponible para estudiantes y miembros comprobados de instituciones académicas.