domingo, 20 de junio de 2010

Evernote: notas gratis, multiplataforma y sincronizadas

Una de las actividades primarias de todo proceso de investigación, edición y escritura es la captura de notas para toda clase de propósitos. Ya se trate de guardar una página web, copiar un párrafo, anotar una idea para desarrollarla más tarde, llevar una bitácora o crear listas de cotejo y pendientes, siempre necesitamos de alguna herramienta para mantener la vida y la escritura organizadas.

Hay una gran variedad de programas para este fin. Le dedicamos el artículo del día de hoy al Evernote, debido a tres ventajas que lo hacen el favorito para compartirlo:

  1. Es gratuito.
  2. Existe en versiones para Mac, Windows y teléfonos móviles.
  3. Se sincroniza a través de la web, por lo cual es accesible desde cualquier computadora con un navegador; o bien, desde dos o más computadoras en donde la aplicación haya sido instalada para su respectiva sincronización.

¿Cómo se instala?

El Evernote tiene dos componentes: sitio web y aplicación. La aplicación se descarga de manera gratuita y se instala como cualquier otro programa. Para hacer uso de sus funciones de sincronización, es necesario crear una cuenta en el servidor de sus desarrolladores. Se otorga un espacio básico de 50 MB; si el usuario excede esta capacidad, puede optar por un plan de pago con mayor capacidad. Para una persona que está iniciando con el programa, y sobre todo si la mayoría de sus notas son de texto, la cuenta gratuita será más que suficiente para sus necesidades.

¿Cómo funciona?

El usuario crea “libretas” y “notas”, según sus necesidades y preferencias. Cada libreta puede tener una cantidad ilimitada de notas. Las notas pueden crearse de dos maneras: desde la propia aplicación (notas de texto y de video) o desde el navegador web. El programa convenientemente instala un botón de captura en los navegadores, como Firefox y Safari.

En las preferencias del programa se puede asignar una libreta principal, una libreta para captura de notas web y todo lo concerniente a la apariencia (tipo y tamaño de la letra). Las ventanas pueden organizarse de varias maneras (como lista, iconos, hacia la derecha o abajo); basta pulsar los botones de “vista” y elegir el más adecuado para uno.

El programa incluye un motor de búsqueda y admite la asignación de etiquetas a cada artículo para facilitar su localización.

¿Para qué puede emplearse?

Los usos del programa dependen de la creatividad y necesidades del usuario.

Para mí, una de las funciones favoritas es la creación de listas de pendientes y listas de cotejo. Utilizo, para esto, una combinación del formato de párrafo con viñetas (bullets) y le añado, a cada ítem, una casilla de control de tareas. El programa introduce una especie de botón cuadrado, ligeramente tridimensional, el cual automáticamente añade una marca o “palomita” (✓) si se pulsa sobre la casilla.

Otros usos para los que el programa puede servir:

  • Llevar registro de tareas realizadas, bitácoras, listas de eventos asociados a un proyecto.
  • Crear notas de pendientes.
  • Anotar datos de contacto de personas asociadas a proyectos específicos.
  • Guardar borradores de actas, síntesis de reuniones y otras actividades administrativas dentro de cada proyecto.
  • Guardar artículos, textos y fotografías para ser revisados posteriormente.
  • Tomar notas rápidas y guardar ideas de escritura para desarrollar después (cuentos, artículos, libros…).
  • Llevar un diario (si no se tiene otra aplicación más adecuada para este propósito).
  • Tener acceso a la información guardada en la aplicación desde varias computadoras (p. ej., casa y oficina).
  • Tener acceso a la información guardada en la aplicación desde el teléfono móvil o celular (iPhone y iPod Touch, Android, BlackBerry, Palm Pre, Sony Ericsson X, Windows Mobile).

Algunas personas incluso emplean la aplicación para guardar sus claves (o pistas de las claves), números de serie de programas adquiridos, inventarios y otra gran cantidad de notas que usualmente no caben en otra clase de aplicaciones.

El uso del programa dependerá, por lo tanto, de preguntas como “¿qué necesito tener accesible desde este programa?”, “¿qué utilidad puede tener para mí la sincronización?”, “¿qué clase de información podría colocar ahí?”, “¿tengo otras aplicaciones que cumplan las mismas funciones?”.

El Evernote es una ayuda para la vida diaria, pero requiere de una mente organizada detrás. Reflejará únicamente lo que su usuario decida. Conózcalo, instálelo, pruébelo y, si llena alguna necesidad en su vida, úselo. Herramientas como esta contribuyen a aumentar la productividad y mantener la motivación gracias a la sensación de logro que nos da ver, en retrospectiva, nuestros éxitos y labores cumplidas.

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